Księgowość skupia się na systematycznym prowadzeniu rachunkowych ksiąg na postawie dokumentów księgowych. Poprzez wpisy do ewidencji księgowej działalność może bez trudu kontrolować finanse. Gromadzone są tam wszelkie zdarzenia finansowe działalności gospodarczej na bazie faktur i rachunków. Tak zbierany zapis wydarzeń gospodarczych daje wgląd w inwestycje, zakupy, sprzedaż, wypłaty , podatki albo innych finansowych działań.

W odróżnieniu rachunkowość obejmuje nie to co liczy się do działu księgowości. W rachunkowość wchodzą też rachunek kosztów, czyli ewidencja, , analiza i planowanie kosztów oraz sprawozdawczość finansowa, czyli ogólne dane w zakresie finansów działalności.

Prace księgowego wybiegają ponad prowadzenie ksiąg rachunkowych. Co więcej biura rachunkowe podejmują się tworzenia zestawień obrotów i sald, oceny aktywów i pasywów lub katalogowania i segregacji dokumentów działalności. Dzięki usługom biura rachunkowego, przedsiębiorstwo osiąga też opiekę nad prawidłowością rozliczeń z kontrahentami, rzetelną ewidencję zdarzeń gospodarczych oraz weryfikację dokumentów. Biuro rachunkowe przygotowuje też wymagane finansowe sprawozdania, a obok tego także przygotowuje firmowe dokumenty ZUS oraz deklaracje podatkowe.

Formy prowadzenia księgowości

Księgowe mogą prowadzić księgowość na różne sposoby w zależności od charakteru, wielkości, formy oraz metod funkcjonowania przedsiębiorstwa.  Biura rachunkowe przeważnie pomagają przedsiębiorcom wybrać najlepszą dla nich przedsiębiorstwa formę prowadzenia ksiąg w zgodzie z prawem.

Księga Handlowa (pełna księgowość

Głównym wśród nich jest księga handlowa (pełna księgowość), którą regulują zasady zawarte w ustawie o rachunkowości. Za terminem księgi handlowej znajduje się najszerzej opracowana forma rozrachunkowa. Jej celem jest wskazanie w przejrzysty sposób finansowej sytuacji działalności – jej rentowności, gospodarności oraz płynności finansowej.

Według ustawy o rachunkowości, księgę handlową muszą prowadzić:

• spółki handlowe – osobowe, kapitałowe, spółki w organizacji;
• osoby fizyczne, oraz ich spółki, spółki jawne osób fizycznych oraz partnerskie spółki, kiedy w poprzedzającym roku obrotowym ich przychody netto ze sprzedaży wyniosły co najmniej 2.000.000 euro w w przeliczeniu na złoty;
• jednostki organizacyjne działające na podstawie bankowego prawa, praw związanych z papierami wartościowymi, praw o inwestycyjnych funduszach oraz zarządzaniu inwestycyjnymi funduszami alternatywnymi, praw o działalności ubezpieczeniowej, praw o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych oraz praw o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wysokość przychodów;
• gminy, powiaty oraz ich związki;
• jednostki organizacyjne niemające prawnej, a tworzące przychód;
• fundacje i stowarzyszenia, nawet gdy ich jedynym źródłem przychodu są zaledwie składki członkowskie;
• polskie oddziały oraz przedstawicielstwa działalności zagranicznych.

Firmy nieomówione powyżej, o ile uzyskują na wykonanie zleconych zadań dotacje lub subwencje ze skarbu państwa, funduszów celowych – od początku roku obrachunkowego, w jakim dotacje lub subwencje były im zatwierdzone.

Książka przychodów i rozchodów, czyli KPiR

Równie często stosowanym sposobem prowadzenia księgowości jest prosta księgowowść jako książki przychodów i rozchodów (KPiR) (księga podatkowa). Księgowa dodaje do niej zapisy rozchodów i przychodów, a na ich podstawie księgowa może sprawdzić dochód, jaki ulega opodatkowaniu. Podstawą ustalającą zasady tworzenia Książki Przychodów i Rozchodów jest odpowiednie Rozporządzenie Ministra Finansów. W uproszczonej księgowości koszty mają obowiązek mieć notatki, jakie z nich są, a jakie nie są kosztami uzyskania przychodu. Ponadto regularnie należy dodawać zestawienie dochodów, przychodów i kosztów z podziałem na zwolnienia podatkowe. Ważna jest także lista środków trwałych, pracowników oraz lista zwolnionych z podatku dochodów z poprzednich lat. Niekonieczne są lista operacji pieniężnych np. wyciągów bankowych.

Księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzić osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, kiedy przychód wcześniejszego roku obrachunkowego nie przekracza 2.000.000 euro w złotówkach.

Rozliczenie na ryczałcie

Innym sposobem jest ryczałt, czyli uproszczona forma opodatkowania, jakiej stawki wynoszą między 2% a 17%. W rozliczeniu ryczatłowym nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodów. Stąd też firma nie musi prowadzić Księgi handlowej ani KPiR. W zamian za to konieczne jest prowadzenie ewidencji przychodów oraz listy środków trwałych oraz wartości prawnych i niematerialnych oraz ewidencję wyposażenia – jeśli je ma.

Z ryczałtu mogą skorzystać:

• osoby fizyczne pozyskujące przychody z prowadzenia działalności
• przedsiębiorstwa pozyskane w spadku
• spółki cywilne, jeżeli jedynie wspólnikami są osoby fizyczne
• spółki cywilne osób fizycznych oraz firm uzyskanych w spadku
• spółki jawne, jeżeli jedynie wspólnikami są osoby fizyczne

Warunkiem do spełnienia jest to, żeby przychody w poprzednim roku obrachunkowym nie przekroczyły limitu 2 mln euro, obliczonego według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na 1 roboczy dzień października w poprzednim roku.